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Uso del plugin de administración en ChatGPT Work

Gestiona flujos de trabajo administrativos compatibles, permisos y aprobaciones en ChatGPT Work

Usa esta guía para comprender cómo el plugin de administración facilita las tareas administrativas habituales, prepararte para una tarea y probar prompts para casos de uso clave con las aprobaciones y el contexto adecuados.

Ver: Plugin de administración en ChatGPT Work

1. Comprende para qué sirve el plugin de administración

El plugin de administración está diseñado para ayudar a gestionar la configuración, los permisos y los controles directamente en ChatGPT Work. Describe el objetivo con lenguaje cotidiano y el plugin reúne los datos necesarios, lee el estado actual, explica lo que encuentra y te guía hacia el siguiente paso compatible.

Qué problemas está diseñado para resolver el plugin de administración

  • Convertir una solicitud administrativa en un flujo de trabajo claro sin que tengas que escribir una solicitud de API.
  • Revisar el estado actual del espacio de trabajo antes de tomar una decisión o aprobar un cambio.
  • Mostrar qué fuentes y campos autorizados respaldan la respuesta, junto con todo aquello que no pudo verificar.
  • Pausar para realizar una revisión antes de un cambio compatible y, después, volver a leer el registro para confirmar el resultado.

El plugin usa internamente API de administración seleccionadas y fuentes de datos conectadas aprobadas. No combina todos los sistemas administrativos, amplía tus permisos ni pone todas las acciones de API a disposición en ChatGPT. El sistema propietario de los datos sigue controlando lo que el plugin puede leer o cambiar.

Qué problemas están diseñadas para resolver las API de administración

Una API de administración proporciona al software una forma estructurada de solicitar datos o una acción compatible. Las organizaciones pueden usar las API de administración para crear procesos internos o herramientas externas. Algunos ejemplos habituales son los informes programados, el trabajo repetido en numerosos registros y las conexiones con sistemas aprobados. Estos flujos de trabajo suelen requerir revisiones de ingeniería, seguridad y gobernanza.

No necesitas crear un flujo de trabajo de API para usar esta guía. El resto de la guía se centra en el plugin de administración. La administración del espacio de trabajo de ChatGPT y la administración de OpenAI API Platform también permanecen separadas, cada una con sus propios requisitos de permisos y autenticación.

Mantén las credenciales en privado

Usa únicamente las conexiones y los sistemas de almacenamiento de secretos aprobados por tu organización. Nunca pegues una API key de administración real en ChatGPT, Codex, un documento ni un archivo de código fuente.

2. Prepárate para usar el plugin de administración

Usa el plugin de administración para una tarea puntual compatible cuando quieras tramitar la solicitud con lenguaje cotidiano. Describe el objetivo y proporciona los ID estables o el contexto de informes aprobado. El plugin muestra lo que encontró o lo que planea cambiar antes de que decidas si quieres continuar.

El plugin usa únicamente las fuentes, las credenciales y las acciones autorizadas para esa tarea. No combina todos los sistemas administrativos ni te concede permisos más amplios. El sistema original sigue siendo la fuente de información fiable.

Antes de comenzar

  1. Busca el área de administración donde se encuentran los registros.
  2. Reúne los datos y la aprobación necesarios.
  3. Comienza con una solicitud de solo lectura.
  4. Pregunta al plugin qué fuentes y campos usó y qué no pudo verificar.
  5. Para realizar un cambio compatible, revisa el plan antes de aprobarlo. Después, pide al plugin que vuelva a leer el registro y confirme el resultado.

Confirma que el plugin esté disponible en tu espacio de trabajo y que tengas los permisos necesarios. Los siguientes casos de uso de roles y acceso reflejan el alcance documentado actual del plugin. El plugin puede revisar roles, permisos de funciones y asignaciones de usuarios o grupos. Tras tu confirmación, también puede asignar un rol existente a un grupo existente.

El plugin no puede crear roles, cambiar los permisos de un rol ni confirmar el acceso a un conector específico.

Los casos de uso de análisis requieren acceso a fuentes de datos conectadas y aprobadas. El análisis del ROI también necesita resultados empresariales o de ingeniería aprobados; los registros de uso por sí solos no bastan.

3. Explora casos de uso clave del plugin de administración

Elige un caso de uso, sustituye cada marcador de posición por un valor de tu solicitud aprobada y sigue los pasos en orden. Comienza con una solicitud de solo lectura, salvo que se trate de un cambio compatible que ya cuente con aprobación.

Enumerar los roles del espacio de trabajo

Prompt para probar

List the roles in workspace {workspace_id}. Separate built-in and custom roles. For each role, explain which features it can use and show the users or groups assigned to it. Don’t make changes.

Pasos

  1. Recopila: Confirma el ID del espacio de trabajo y que tienes autorización para ver esta información.
  2. Ejecuta: Solicita la lista de roles de solo lectura.
  3. Revisa: Comprueba los tipos de roles, el acceso a funciones y las asignaciones.
  4. Verifica: Investiga cualquier elemento inesperado sin realizar cambios.

Revisar un rol

Prompt para probar

Review role {role_id}. Explain its permissions in plain language, show who has it, and flag anything that looks broader than expected. Don’t edit the role.

Pasos

  1. Recopila: Confirma el ID del rol y el espacio de trabajo.
  2. Ejecuta: Solicita la revisión de solo lectura del rol.
  3. Revisa: Comprueba que los permisos y las asignaciones coincidan con lo que se supone que debe hacer el rol.
  4. Verifica: Anota cualquier pregunta para el propietario del rol. Recuerda que el plugin no puede crear el rol ni editar sus permisos.

Comprender el acceso de un usuario o grupo

Prompt para probar

Help me understand the access for user {user_id} or group {group_id}. Show their assigned roles, explain what access those roles provide, and point out overlaps or gaps. Clearly say what you can’t verify.

Pasos

  1. Recopila: Usa el ID estable del usuario o grupo.
  2. Ejecuta: Pide al plugin que explique el acceso.
  3. Revisa: Comprueba qué roles están asignados y qué acceso proporcionan. Anota cualquier solapamiento o carencia.
  4. Verifica: Si el plugin no puede consultar algo, márcalo como desconocido en vez de intentar adivinarlo.

Asignar un rol existente a un grupo

Prompt para probar

Before making a change, show the current roles for group {group_id} and explain what role {role_id} would add. Confirm the recorded approver and wait for my explicit approval. After the assignment, verify the group’s updated roles.

Pasos

  1. Recopila: Confirma los ID del grupo y del rol. Comprueba la solicitud aprobada y quién figura como responsable de su aprobación.
  2. Ejecuta: Pide al plugin que muestre los roles actuales y qué cambiaría.
  3. Revisa: Aprueba la operación únicamente si el plan coincide con la solicitud aprobada.
  4. Verifica: Después de la asignación, vuelve a comprobar el grupo para confirmar que el rol existente se añadió según lo aprobado.

Comprobar el permiso general de conectores

Prompt para probar

Check whether user {user_id} has general connector access through their assigned roles. Ask the plugin to show which permissions support its answer. If it can’t verify access to a specific connector, have it say so clearly.

Pasos

  1. Recopila: Confirma el ID del usuario y tu permiso para revisar su acceso.
  2. Ejecuta: Solicita la comprobación general de permisos.
  3. Revisa: Comprueba el rol asignado y el permiso usado para la respuesta.
  4. Verifica: Usa esto únicamente como comprobación general. No demuestra el acceso a un conector o elemento conectado específico.

Solucionar problemas con un cambio aprobado

Prompt para probar

Review approved change {change_record_id}. Compare the requested result with the current workspace. If it failed, check the workspace and role first. Then confirm who owns the record, explain the issue, and suggest the safest next step.

Pasos

  1. Recopila: Confirma el registro del cambio aprobado y el resultado previsto.
  2. Ejecuta: Pide al plugin que compare la solicitud con el espacio de trabajo actual.
  3. Revisa: Comprueba el espacio de trabajo y el rol. A continuación, verifica el propietario del registro.
  4. Verifica: Usa el estado actual del espacio de trabajo como fuente de información fiable antes de elegir el siguiente paso.

Optimizar el costo y la combinación de modelos

Prompt para probar

For {date_range} in workspace {workspace_id}, group verified token use and cost by use case. Compare models and reasoning modes using the speed and quality information available. Flag costly workflows when the data shows little evidence of value. Recommend where spending could be reduced or redirected toward work with stronger productivity or cost results. Include any approved revenue or quality signals. Estimate possible savings, explain tradeoffs, and separate verified observations from assumptions or missing inputs. Keep this read-only.

Pasos

  1. Recopila: Confirma el espacio de trabajo, el intervalo de fechas y que los datos de costos abarquen todo el periodo. Comprueba qué campos aprobados de rendimiento o resultados están disponibles.
  2. Ejecuta: Solicita la comparación de costos y modelos.
  3. Revisa: Separa lo que muestran los datos de las suposiciones, los datos que faltan y las ventajas y desventajas.
  4. Verifica: Comprueba los posibles ahorros con Finanzas y los responsables de los flujos de trabajo antes de actuar.

Analizar el uso y la adopción

Prompt para probar

Analyze workspace {workspace_id} during {date_range}. Show tasks and token use by team and business function. Group cost by use case. Summarize what teams use ChatGPT and Codex to accomplish. Include examples from Legal, Marketing, and Sales. Compare available use of skills and plugins. Only report tool calls, connected apps, and multi-tool workflows if those fields are available. Show where teams use more advanced workflows and where there may be room to expand. Rank the top {5_or_10} use cases and show whether a small group of highly active users accounts for most usage. Don’t guess about activity that is not in the data.

Pasos

  1. Recopila: Comprueba el espacio de trabajo, el intervalo de fechas y las asignaciones de equipos. Asegúrate de que los informes por usuario estén aprobados.
  2. Ejecuta: Solicita el análisis de uso y adopción.
  3. Revisa: Comprueba qué campos solicitados están disponibles. Omite la actividad que falte en lugar de intentar adivinarla.
  4. Verifica: Un uso elevado no demuestra un uso avanzado, valor empresarial ni rendimiento individual.

Medir el valor empresarial y el ROI

Prompt para probar

For workspace {workspace_id} in {date_range}, combine verified usage and cost with approved outcomes. Estimate value by team and use case. Include approved Sales measures for productivity, revenue, and quality. Compare teams and models, as well as workflows and user segments. Rank returns against cost. Show the sources and formula. Clearly state assumptions, limits, and missing inputs. Don’t claim ChatGPT caused the outcomes. Keep this read-only.

Pasos

  1. Recopila: Comprueba el espacio de trabajo y el intervalo de fechas y, después, confirma los resultados aprobados. Revisa la fórmula y las reglas de privacidad.
  2. Ejecuta: Solicita el análisis del ROI.
  3. Revisa: Comprueba todas las fuentes y suposiciones. Anota cada limitación o dato que falte.
  4. Verifica: El uso por sí solo no puede demostrar el ROI ni la causalidad. Revisa el resultado con Finanzas y los responsables empresariales.

Evaluar el ROI de Codex

Prompt para probar

For workspace {workspace_id}, combine verified Codex usage and cost from {date_range} with approved engineering outcomes. Estimate ROI by team, repository, and workflow. Compare productivity and delivery speed with code quality and engineering cost. Identify workflows that show high value or use many resources. Recommend changes to the model, reasoning mode, or workflow. Explain the tradeoffs and uncertainty. Present the findings as patterns in the available data, not proof that Codex caused the outcome. Return findings only; do not make changes.

Pasos

  1. Recopila: Confirma el espacio de trabajo y el periodo del informe. Revisa las asignaciones de equipos y repositorios, así como los datos de referencia aprobados.
  2. Ejecuta: Solicita el análisis del ROI de Codex.
  3. Revisa: Distingue los patrones observados de las suposiciones. Protege los datos de usuarios y repositorios.
  4. Verifica: Revisa las recomendaciones y los valores de referencia de los resultados con Ingeniería.

4. Cuándo puede resultar conveniente un flujo de trabajo de API

Algunas organizaciones crean sus propios procesos administrativos o herramientas externas con las API. Este enfoque puede admitir trabajo programado o continuo. También puede resultar útil cuando un proceso abarca numerosos registros o necesita conectarse a un sistema interno aprobado. Esto es independiente de la experiencia guiada del plugin de administración.

Comienza con una tarea administrativa definida: identifica los datos y permisos necesarios, los puntos de revisión, el resultado previsto y cómo se registrará. Si tu organización la automatiza, implica a los equipos adecuados de ingeniería, seguridad y gobernanza; conserva las credenciales en un almacenamiento de secretos aprobado; y prueba el flujo de trabajo antes de implementarlo.

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