Configurar y administrar equipos y Team Tasks
Establece los permisos de equipos y tareas, configura conexiones compartidas y crea y administra Team Tasks recurrentes.
Los equipos ofrecen a las personas en ChatGPT un lugar compartido para organizar el trabajo y colaborar. Con Team Tasks, los miembros pueden configurar trabajo para que se ejecute según una programación o cuando ocurra un evento específico, como preparar un informe semanal o resumir las novedades de un proyecto.
Para empezar, aprende a configurar un equipo y crear una Team Task.
Los administradores de Enterprise controlan quién puede crear equipos y administrar Team Tasks mediante dos permisos: Crear equipos y Crear y administrar automatizaciones de equipo. Los administradores también pueden poner conexiones del espacio de trabajo a disposición de los equipos. La cuenta de servicio y las conexiones configuradas de cada equipo determinan qué cuentas externas utilizan sus tareas.
Para obtener más información sobre los miembros y las tareas de los equipos, consulta Equipos en ChatGPT y Crear y administrar tareas de equipo en ChatGPT en el Centro de ayuda.
Cómo funcionan los equipos y Team Tasks
Las conexiones del espacio de trabajo permiten que Team Tasks utilice cuentas de aplicaciones administradas por la empresa para que cada miembro del equipo no tenga que conectar su propia cuenta.
Los equipos pueden incluir personas de un mismo departamento o de distintas áreas que compartan un objetivo. Un equipo en ChatGPT es independiente de un grupo del espacio de trabajo creado manualmente o sincronizado mediante SCIM.
Estos son algunos ejemplos de Team Tasks programadas y activadas por eventos:
| Equipo | Quiénes trabajan juntos | Ejemplo de Team Task |
|---|---|---|
| Lanzamiento de producto | Equipos de producto, marketing y soporte que preparan un lanzamiento. | Cuando llegue un mensaje al canal de Slack del lanzamiento, resumir el progreso del lanzamiento, los cambios en los hitos y los bloqueos. |
| Éxito del cliente | Responsables de cuentas y equipos de éxito del cliente que prestan asistencia a los clientes. | Cada lunes, resumir las novedades de los clientes, los seguimientos y las preguntas pendientes de la semana anterior. |
| Ventas | Equipos de ventas, ingeniería de soluciones y éxito del cliente que cierran acuerdos e incorporan clientes | Cuando se cierre un acuerdo, preparar un resumen de incorporación con los objetivos del cliente, los compromisos y las preguntas pendientes. |
| Marketing | Responsables de proyecto y colaboradores a cargo de un proyecto compartido. | Cada mañana, resumir el progreso del proyecto, los bloqueos y las próximas fechas límite. |
Team Tasks se ejecuta en la nube con la cuenta de servicio del equipo y las conexiones de aplicaciones configuradas.
Antes de empezar
Antes de configurar un equipo o sus tareas, un propietario del espacio de trabajo debe habilitar los siguientes permisos para los usuarios previstos mediante la configuración del espacio de trabajo o los roles personalizados:
Crear equipos: Necesario para crear un equipo
Crear y administrar tareas de equipo: Necesario para crear o editar tareas de equipo
Consulta Roles y permisos del espacio de trabajo.
Administrador del espacio de trabajo: Configura y autoriza las conexiones aprobadas del espacio de trabajo y elige quién puede encontrarlas y usarlas. Comprueba los permisos de datos y acciones de la cuenta externa. Consulta Conexiones del espacio de trabajo.
Propietario del equipo: Después de crear el equipo, selecciona las conexiones disponibles que necesite cuando tus permisos lo permitan. Antes de programar una Team Task, confirma qué cuenta externa utiliza cada conexión.
Configurar un equipo
Crea el equipo. En el espacio de trabajo previsto, abre Configuración > Equipos y selecciona Crear equipo. Introduce un Nombre y, opcionalmente, una Descripción y, a continuación, selecciona Crear.
Revisa el acceso e invita a tus compañeros. Antes de invitar a tus compañeros, revisa el acceso a las ejecuciones anteriores y los archivos generados; las tareas y ejecuciones individuales no pueden tener restricciones de acceso independientes. Selecciona Invitar, busca por Nombre o correo electrónico y selecciona Añadir miembro o Añadir miembros. Los miembros pueden invitar a compañeros de trabajo y quitar a miembros que no sean propietarios. Los enlaces para unirse desde el mismo espacio de trabajo no requieren la aprobación del propietario.
Añade las conexiones del equipo. Las conexiones del espacio de trabajo utilizan cuentas administradas de forma centralizada; las conexiones del equipo comparten con el equipo una cuenta conectada individualmente. Como propietario del equipo, elige una conexión que tengas permiso para usar. Revisa sus permisos de datos y acciones y completa cualquier inicio de sesión necesario antes de ejecutar trabajo sin supervisión. Ser propietario de un equipo no concede permisos de administrador del espacio de trabajo. Consulta Conexiones del espacio de trabajo para conocer la configuración que debe realizar el administrador.
Crear una Team Task
Abre Programadas > + Nueva tarea. Selecciona el interruptor Equipo y el equipo al que pertenecerá la tarea.
Elige un Activador. Para Programación, comprueba el horario y la zona horaria. Para un activador por evento compatible, comprueba sus condiciones y la conexión necesaria.
En Instrucciones, describe el objetivo y el resultado esperado. Incluye criterios de éxito y límites de actuación. Enlaza las fuentes específicas de la tarea y revisa las instrucciones compartidas si el equipo tiene un Space designado. Las tareas no heredan los recuerdos personales, las instrucciones personalizadas ni el historial de chat del creador.
Revisa Plugins y los ajustes Avanzados, incluido Modelo. Elige un modelo disponible para el equipo; puede ser distinto de los disponibles en tu cuenta personal. Selecciona Crear.
Selecciona Ejecutar ahora e inspecciona el resultado en Ejecuciones anteriores. Usa Editar para cambiar las instrucciones o los ajustes.
Preguntas frecuentes sobre equipos y Team Tasks
¿Se pueden importar los miembros de un equipo o mantenerlos sincronizados con grupos del espacio de trabajo o canales de Slack/Microsoft Teams?
No. La pertenencia a los equipos de ChatGPT es independiente de los grupos del espacio de trabajo y de los canales de Slack o Microsoft Teams. No se puede importar ni sincronizar; añade y quita miembros en ChatGPT.
¿Quién puede crear un equipo, cambiar sus miembros y administrar sus tareas?
Los permisos del espacio de trabajo controlan la creación de equipos y la creación o actualización de tareas. El creador se convierte en propietario del equipo sin obtener derechos de administrador del espacio de trabajo. Los miembros pueden invitar a compañeros de trabajo y quitar a miembros que no sean propietarios; los enlaces para unirse desde el mismo espacio de trabajo no necesitan la aprobación del propietario.
Solo el propietario del equipo puede eliminarlo. Los administradores del espacio de trabajo administran las conexiones aprobadas y quién puede usarlas.
¿Se aplican estos controles del espacio de trabajo en todos los puntos de acceso compatibles para crear o editar equipos y tareas?
Sí. Crear equipos regula la creación de equipos; Crear y administrar automatizaciones de equipo regula la creación y actualización de tareas en todos los puntos de acceso compatibles. La pertenencia al equipo y los permisos de las conexiones siguen siendo aplicables.
¿Qué acceso obtiene una persona al unirse a un equipo?
Los nuevos miembros pueden ver todas las ejecuciones anteriores y los archivos generados; las tareas y ejecuciones individuales no pueden tener restricciones de acceso independientes. Pages y Spaces conservan sus propios permisos de uso compartido. Al unirte a un equipo, heredarás el acceso a las páginas y los espacios que se compartan con él. Unirse no comparte los chats ni las conexiones personales. Los miembros del espacio de trabajo que abran un enlace para unirse pueden ver el nombre del equipo y su lista de miembros antes de unirse.
¿Cómo pueden los administradores del espacio de trabajo revisar la actividad sin unirse a un equipo?
Los administradores pueden revisar la actividad mediante la Compliance API y restringir el acceso por rol.
¿De quién es la cuenta que utiliza una Team Task?
Team Tasks utiliza la cuenta de servicio del equipo y las conexiones de aplicaciones configuradas. La cuenta de una conexión determina sus datos y acciones, que pueden diferir del acceso personal del creador o del editor. Consulta Conectar y administrar cuentas de aplicaciones.
¿Cómo funcionan juntos los plugins y las conexiones?
Los plugins y las conexiones del equipo tienen propósitos distintos: los plugins proporcionan herramientas o habilidades; las conexiones proporcionan acceso a las aplicaciones. Los miembros no necesitan conectar la misma cuenta individualmente.
¿Pueden las conexiones del espacio de trabajo exponer información que supere el acceso personal de un miembro?
Sí. Las cuentas conectadas pueden acceder a información a la que la cuenta propia de un miembro no puede acceder. Revisa los miembros del equipo junto con el acceso a los recursos de cada conexión.
¿Puede Team Tasks escribir en sistemas conectados?
Sí, si la herramienta y la conexión lo permiten; por ejemplo, publicar en Slack. Las ejecuciones sin supervisión no pueden completar un nuevo inicio de sesión en una aplicación y siguen sujetas a los requisitos de aprobación de acciones.
¿Qué ocurre cuando el creador de una tarea o el propietario del equipo se marcha?
Los compañeros de equipo autorizados pueden editar, pausar o reanudar las tareas compartidas. Antes de dar de baja a un creador o propietario, revisa la propiedad del equipo y las conexiones necesarias.
Las tareas que pertenecen al equipo están diseñadas para mantenerse después de que el creador se marche, pero las conexiones necesarias pueden perder el acceso.
Los propietarios deben transferir la propiedad antes de marcharse. Las conexiones a las que el nuevo propietario no pueda acceder se deshabilitan para todo el equipo.
¿Qué ocurre con las ejecuciones activas y en cola cuando se pausa o elimina una tarea?
Pausar impide futuras ejecuciones programadas y activadas por eventos. No se debe confiar en pausar o eliminar una tarea para interrumpir una ejecución activa.
¿Qué actividad de equipos y tareas pueden auditar los administradores?
La vista Actividad del equipo registra los cambios. Los miembros autorizados pueden inspeccionar las ejecuciones individuales y sus resultados.
Usa los registros compatibles de la Compliance API para investigar la actividad del equipo. Confirma qué registros de equipos, tareas y conexiones están disponibles antes de basarte en ellos para una auditoría.
Usa la referencia de Admin API actual para conocer los campos exactos de cada evento y la cobertura admitida.
¿Cómo se factura Team Tasks?
Team Tasks utiliza créditos del espacio de trabajo. Los límites de gasto del equipo son independientes de los límites de los usuarios.