Teams und Team Tasks einrichten und verwalten
Legen Sie Team- und Aufgabenberechtigungen fest, konfigurieren Sie gemeinsame Verbindungen und erstellen und verwalten Sie wiederkehrende Team Tasks.
Teams bieten Personen in ChatGPT einen gemeinsamen Ort, um Arbeit zu organisieren und zusammenzuarbeiten. Mit Team Tasks können Mitglieder Aufgaben so einrichten, dass sie nach einem Zeitplan oder bei einem bestimmten Ereignis ausgeführt werden, etwa um einen wöchentlichen Bericht vorzubereiten oder neue Projektaktualisierungen zusammenzufassen.
Erfahren Sie zum Einstieg, wie Sie ein Team einrichten und eine Team Task erstellen.
Enterprise-Administratoren steuern über zwei Berechtigungen, wer Teams erstellen und Team Tasks verwalten kann: Teams erstellen und Teamautomatisierungen erstellen und verwalten. Administratoren können Teams außerdem Workspace-Verbindungen zur Verfügung stellen. Das Dienstkonto und die konfigurierten Verbindungen jedes Teams bestimmen, welche externen Konten seine Aufgaben verwenden.
Weitere Informationen zu Teammitgliedschaft und Aufgaben finden Sie unter Teams in ChatGPT und Teamaufgaben in ChatGPT erstellen und verwalten im Hilfecenter.
So funktionieren Teams und Team Tasks
Workspace-Verbindungen ermöglichen Team Tasks die Nutzung von App-Konten, die vom Unternehmen verwaltet werden, sodass nicht jedes Teammitglied ein eigenes Konto verbinden muss.
Teams können Personen innerhalb einer Abteilung oder aus verschiedenen Funktionsbereichen umfassen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen. Ein Team in ChatGPT ist von einer manuell erstellten oder über SCIM synchronisierten Workspace-Gruppe getrennt.
Hier finden Sie Beispiele für zeitgesteuerte und ereignisgesteuerte Team Tasks:
| Team | Wer zusammenarbeitet | Beispiel für eine Team Task |
|---|---|---|
| Produkteinführung | Produkt-, Marketing- und Supportteams, die eine Veröffentlichung vorbereiten. | Wenn eine Nachricht im Slack-Kanal zur Produkteinführung eingeht, den Fortschritt, Änderungen an Meilensteinen und Hindernisse zusammenfassen. |
| Customer Success | Account-Manager und Customer-Success-Teams, die Kunden betreuen. | Jeden Montag die Kundenaktualisierungen, Folgeaktivitäten und offenen Fragen der Vorwoche zusammenfassen. |
| Vertrieb | Vertrieb, Lösungsingenieure und Customer-Success-Teams, die Abschlüsse erzielen und Kunden einarbeiten | Wenn ein Geschäft abgeschlossen wird, ein Onboarding-Briefing mit Kundenzielen, Zusagen und offenen Fragen vorbereiten. |
| Marketing | Projektverantwortliche und Mitwirkende, die für ein gemeinsames Projekt zuständig sind. | Jeden Morgen den Projektfortschritt, Hindernisse und bevorstehende Fristen zusammenfassen. |
Team Tasks werden in der Cloud mit dem Dienstkonto des Teams und den konfigurierten App-Verbindungen ausgeführt.
Bevor Sie beginnen
Bevor Sie ein Team oder dessen Aufgaben einrichten, sollte ein Workspace-Inhaber über die Workspace-Einstellungen oder benutzerdefinierte Rollen die folgenden Berechtigungen für die vorgesehenen Benutzer aktivieren:
Teams erstellen: Erforderlich, um ein Team zu erstellen
Teamaufgaben erstellen und verwalten: Erforderlich, um Teamaufgaben zu erstellen oder zu bearbeiten
Siehe Rollen und Workspace-Berechtigungen.
Workspace-Administrator: Richten Sie genehmigte Workspace-Verbindungen ein, autorisieren Sie sie und wählen Sie aus, wer sie finden und nutzen kann. Prüfen Sie die Daten- und Aktionsberechtigungen des externen Kontos. Siehe Workspace-Verbindungen.
Teamverantwortlicher: Wählen Sie nach dem Erstellen des Teams die benötigten verfügbaren Verbindungen aus, soweit Ihre Berechtigungen dies zulassen. Bestätigen Sie vor dem Planen einer Team Task, welches externe Konto jede Verbindung verwendet.
Ein Team einrichten
Erstellen Sie das Team. Öffnen Sie im vorgesehenen Workspace Einstellungen > Teams und wählen Sie Team erstellen. Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung ein und wählen Sie anschließend Erstellen.
Prüfen Sie den Zugriff und laden Sie Kollegen ein. Prüfen Sie vor dem Einladen von Kollegen den Zugriff auf frühere Ausführungen und generierte Dateien; für einzelne Aufgaben und Ausführungen können keine separaten Zugriffsbeschränkungen festgelegt werden. Wählen Sie Einladen, suchen Sie nach Name oder E-Mail-Adresse und wählen Sie Mitglied hinzufügen oder Mitglieder hinzufügen. Mitglieder können Kollegen einladen und Mitglieder entfernen, die nicht Teamverantwortliche sind. Beitrittslinks innerhalb desselben Workspaces erfordern keine Genehmigung des Teamverantwortlichen.
Fügen Sie die Verbindungen des Teams hinzu. Workspace-Verbindungen verwenden zentral verwaltete Konten; Teamverbindungen teilen ein individuell verbundenes Konto mit dem Team. Wählen Sie als Teamverantwortlicher eine Verbindung aus, die Sie verwenden dürfen. Prüfen Sie deren Daten- und Aktionsberechtigungen und schließen Sie vor unbeaufsichtigten Abläufen alle erforderlichen Anmeldungen ab. Die Teamverantwortung gewährt keine Workspace-Administratorberechtigungen. Informationen zur Einrichtung durch Administratoren finden Sie unter Workspace-Verbindungen.
Eine Team Task erstellen
Öffnen Sie Scheduled > + New Task. Aktivieren Sie den Team toggle und wählen Sie das Team aus, dem die Aufgabe gehören soll.
Wählen Sie einen Trigger. Prüfen Sie bei Schedule den Zeitpunkt und die Zeitzone. Prüfen Sie bei einem unterstützten Ereignisauslöser dessen Bedingungen und die erforderliche Verbindung.
Beschreiben Sie unter Instructions das Ziel und das erwartete Ergebnis. Geben Sie Erfolgskriterien und Grenzen an. Verlinken Sie aufgabenspezifische Quellen und prüfen Sie gemeinsame Anweisungen, wenn dem Team ein Space zugeordnet ist. Aufgaben übernehmen weder die persönlichen Erinnerungen noch die benutzerdefinierten Anweisungen oder den Chatverlauf des Erstellers.
Prüfen Sie Plugins und die Einstellungen unter Advanced, einschließlich Model. Wählen Sie ein Modell aus, das dem Team zur Verfügung steht; die Auswahl kann von der Ihres persönlichen Kontos abweichen. Wählen Sie Create.
Wählen Sie Run now und prüfen Sie das Ergebnis unter Previous runs. Verwenden Sie Edit, um Anweisungen oder Einstellungen zu ändern.
Häufige Fragen zu Teams und Team Tasks
Kann die Teammitgliedschaft importiert oder mit Workspace-Gruppen bzw. Slack-/Microsoft Teams-Kanälen synchronisiert werden?
Nein. Die Mitgliedschaft in ChatGPT-Teams ist von Workspace-Gruppen und Slack- oder Microsoft Teams-Kanälen getrennt. Sie lässt sich weder importieren noch synchronisieren; fügen Sie Mitglieder in ChatGPT hinzu und entfernen Sie sie dort.
Wer kann ein Team erstellen, seine Mitgliedschaft ändern und seine Aufgaben verwalten?
Workspace-Berechtigungen steuern das Erstellen von Teams sowie das Erstellen oder Aktualisieren von Aufgaben. Der Ersteller wird Teamverantwortlicher, ohne Workspace-Administratorrechte zu erhalten. Mitglieder können Kollegen einladen und Mitglieder entfernen, die nicht Teamverantwortliche sind; Beitrittslinks innerhalb desselben Workspaces benötigen keine Genehmigung des Teamverantwortlichen.
Nur der Teamverantwortliche kann das Team löschen. Workspace-Administratoren verwalten genehmigte Verbindungen und legen fest, wer sie nutzen kann.
Werden diese Workspace-Regeln an allen unterstützten Einstiegspunkten zum Erstellen oder Bearbeiten von Teams und Aufgaben durchgesetzt?
Ja. „Teams erstellen“ steuert das Erstellen von Teams; „Teamautomatisierungen erstellen und verwalten“ steuert das Erstellen und Aktualisieren von Aufgaben an allen unterstützten Einstiegspunkten. Teammitgliedschaft und Verbindungsberechtigungen gelten weiterhin.
Welchen Zugriff erhält jemand beim Beitritt zu einem Team?
Neue Mitglieder können alle früheren Ausführungen und generierten Dateien sehen; für einzelne Aufgaben und Ausführungen können keine separaten Zugriffsbeschränkungen festgelegt werden. Pages und Spaces behalten ihre eigenen Freigabeberechtigungen. Wenn Sie einem Team beitreten, erhalten Sie Zugriff auf alle Pages und Spaces, die mit dem Team geteilt werden. Durch den Beitritt werden keine persönlichen Chats oder Verbindungen geteilt. Workspace-Mitglieder, die einen Beitrittslink öffnen, können vor dem Beitritt den Namen und die Mitgliederliste des Teams sehen.
Wie können Workspace-Administratoren Aktivitäten prüfen, ohne einem Team beizutreten?
Administratoren können Aktivitäten über die Compliance API prüfen und den Zugriff nach Rollen einschränken.
Wessen Konto verwendet eine Team Task?
Team Tasks verwenden das Dienstkonto des Teams und konfigurierte App-Verbindungen. Das Konto einer Verbindung bestimmt die verfügbaren Daten und Aktionen, die vom persönlichen Zugriff des Erstellers oder Bearbeiters abweichen können. Siehe App-Konten verbinden und verwalten.
Wie arbeiten Plugins und Verbindungen zusammen?
Team-Plugins und -Verbindungen erfüllen unterschiedliche Zwecke: Plugins stellen Tools oder Skills bereit; Verbindungen ermöglichen den App-Zugriff. Mitglieder müssen dasselbe Konto nicht einzeln verbinden.
Können Workspace-Verbindungen Informationen zugänglich machen, die über den persönlichen Zugriff eines Mitglieds hinausgehen?
Ja. Verbundene Konten können auf Informationen zugreifen, auf die das eigene Konto eines Mitglieds keinen Zugriff hat. Prüfen Sie die Teammitgliedschaft zusammen mit dem Ressourcenzugriff jeder Verbindung.
Können Team Tasks in verbundene Systeme schreiben?
Ja, wenn das Tool und die Verbindung dies erlauben – beispielsweise Beiträge in Slack veröffentlichen. Unbeaufsichtigte Ausführungen können keine neue App-Anmeldung abschließen und unterliegen weiterhin den Anforderungen zur Aktionsgenehmigung.
Was passiert, wenn ein Aufgabenersteller oder Teamverantwortlicher ausscheidet?
Berechtigte Teammitglieder können gemeinsame Aufgaben bearbeiten, pausieren oder fortsetzen. Prüfen Sie vor dem Offboarding eines Erstellers oder Verantwortlichen die Teamverantwortung und die erforderlichen Verbindungen.
Aufgaben, die einem Team gehören, sind darauf ausgelegt, nach dem Ausscheiden des Erstellers bestehen zu bleiben. Erforderliche Verbindungen können jedoch ihren Zugriff verlieren.
Verantwortliche müssen die Teamverantwortung vor ihrem Ausscheiden übertragen. Verbindungen, auf die der neue Verantwortliche nicht zugreifen kann, werden für das gesamte Team deaktiviert.
Was passiert mit aktiven und eingereihten Ausführungen, wenn eine Aufgabe pausiert oder gelöscht wird?
Das Pausieren verhindert zukünftige zeitgesteuerte und ereignisgesteuerte Ausführungen. Verlassen Sie sich weder beim Pausieren noch beim Löschen einer Aufgabe darauf, dass eine aktive Ausführung unterbrochen wird.
Welche Team- und Aufgabenaktivitäten können Administratoren auditieren?
Die Aktivitätsansicht des Teams zeichnet Änderungen auf. Berechtigte Mitglieder können einzelne Ausführungen und Ergebnisse prüfen.
Verwenden Sie unterstützte Datensätze der Compliance API, um Teamaktivitäten zu untersuchen. Bestätigen Sie, welche Team-, Aufgaben- und Verbindungsdatensätze verfügbar sind, bevor Sie sich bei einem Audit darauf verlassen.
Die genauen Felder und den unterstützten Umfang der einzelnen Ereignisse finden Sie in der aktuellen Admin API-Referenz.
Wie werden Team Tasks abgerechnet?
Team Tasks verwenden Workspace-Guthaben. Ausgabenlimits für Teams sind von Benutzerlimits getrennt.