Configurer et gérer les équipes et les Team Tasks
Définissez les autorisations des équipes et des tâches, configurez les connexions partagées, puis créez et gérez des Team Tasks récurrentes.
Les équipes offrent aux utilisateurs de ChatGPT un espace partagé pour organiser le travail et collaborer. Avec les Team Tasks, les membres peuvent configurer des travaux qui s’exécutent selon un calendrier ou lorsqu’un événement précis se produit, par exemple préparer un rapport hebdomadaire ou résumer les nouvelles actualités d’un projet.
Pour commencer, découvrez comment configurer une équipe et créer une Team Task.
Les administrateurs Enterprise contrôlent qui peut créer des équipes et gérer les Team Tasks au moyen de deux autorisations : Créer des équipes et Créer et gérer les automatisations d’équipe. Les administrateurs peuvent également mettre des connexions de l’espace de travail à la disposition des équipes. Le compte de service et les connexions configurées de chaque équipe déterminent les comptes externes utilisés par ses tâches.
Pour en savoir plus sur les membres des équipes et les tâches, consultez Les équipes dans ChatGPT et Créer et gérer des tâches d’équipe dans ChatGPT dans le centre d’aide.
Fonctionnement des équipes et des Team Tasks
Les connexions de l’espace de travail permettent aux Team Tasks d’utiliser des comptes d’application gérés par l’entreprise, sans que chaque membre de l’équipe ait à connecter son propre compte.
Les équipes peuvent réunir des personnes d’un même service ou de différentes fonctions qui partagent un objectif. Une équipe dans ChatGPT est distincte d’un groupe de l’espace de travail créé manuellement ou synchronisé via SCIM.
Voici des exemples de Team Tasks planifiées et déclenchées par un événement :
| Équipe | Qui collabore | Exemple de Team Task |
|---|---|---|
| Lancement de produit | Les équipes produit, marketing et support qui préparent un lancement. | Lorsqu’un message arrive dans le canal Slack du lancement, résumer l’avancement du lancement, les modifications des jalons et les points de blocage. |
| Réussite client | Les responsables de comptes et les équipes chargées de la réussite client qui accompagnent les clients. | Chaque lundi, résumer les actualités clients de la semaine précédente, les suivis et les questions en suspens. |
| Ventes | Les équipes commerciales, les ingénieurs solutions et les équipes chargées de la réussite client qui concluent des contrats et accompagnent les nouveaux clients | Lorsqu’un contrat est conclu, préparer une synthèse d’intégration présentant les objectifs du client, les engagements et les questions en suspens. |
| Marketing | Les responsables de projet et les contributeurs chargés d’un projet commun. | Chaque matin, résumer l’avancement du projet, les points de blocage et les échéances à venir. |
Les Team Tasks s’exécutent dans le cloud avec le compte de service de l’équipe et les connexions aux applications configurées.
Avant de commencer
Avant de configurer une équipe ou ses tâches, un propriétaire de l’espace de travail doit activer les autorisations suivantes pour les utilisateurs concernés, via les paramètres de l’espace de travail ou des rôles personnalisés :
Créer des équipes : nécessaire pour créer une équipe
Créer et gérer les tâches d’équipe : nécessaire pour créer ou modifier des tâches d’équipe
Consultez Rôles et autorisations de l’espace de travail.
Administrateur de l’espace de travail : Configurez et autorisez les connexions approuvées de l’espace de travail, puis choisissez qui peut les trouver et les utiliser. Vérifiez les autorisations du compte externe en matière de données et d’actions. Consultez Connexions de l’espace de travail.
Propriétaire de l’équipe : Après avoir créé l’équipe, sélectionnez les connexions disponibles dont elle a besoin, lorsque vos autorisations le permettent. Avant de planifier une Team Task, confirmez le compte externe utilisé par chaque connexion.
Configurer une équipe
Créez l’équipe. Dans l’espace de travail concerné, ouvrez Paramètres > Équipes et sélectionnez Créer une équipe. Saisissez un nom et, si vous le souhaitez, une description, puis sélectionnez Créer.
Examinez les accès et invitez des collègues. Avant d’inviter des collègues, examinez l’accès aux exécutions antérieures et aux fichiers générés ; les tâches et les exécutions individuelles ne peuvent pas faire l’objet de restrictions d’accès distinctes. Sélectionnez Inviter, recherchez par nom ou adresse e-mail, puis sélectionnez Ajouter un membre ou Ajouter des membres. Les membres peuvent inviter des collègues et retirer les membres qui ne sont pas propriétaires. Les liens permettant de rejoindre une équipe au sein du même espace de travail ne nécessitent pas l’approbation du propriétaire.
Ajoutez les connexions de l’équipe. Les connexions de l’espace de travail utilisent des comptes gérés de manière centralisée ; les connexions d’équipe partagent avec l’équipe un compte connecté individuellement. En tant que propriétaire de l’équipe, choisissez une connexion que vous êtes autorisé à utiliser. Examinez ses autorisations en matière de données et d’actions, et effectuez toute connexion requise avant une exécution sans supervision. Être propriétaire d’une équipe ne confère pas les droits d’administration de l’espace de travail. Consultez Connexions de l’espace de travail pour la configuration par l’administrateur.
Créer une Team Task
Ouvrez Planifiées > + Nouvelle tâche. Activez le commutateur Équipe et sélectionnez l’équipe à laquelle appartiendra la tâche.
Choisissez un Déclencheur. Pour Planification, vérifiez l’horaire et le fuseau horaire. Pour un déclencheur d’événement pris en charge, vérifiez ses conditions et la connexion nécessaire.
Dans Instructions, décrivez l’objectif et le résultat attendu. Incluez des critères de réussite et des garde-fous. Ajoutez des liens vers les sources propres à la tâche et examinez les instructions partagées si l’équipe dispose d’un Space désigné. Les tâches n’héritent pas des souvenirs personnels, des instructions personnalisées ni de l’historique de conversation de leur créateur.
Examinez les paramètres Plugins et Avancés, notamment Modèle. Choisissez un modèle disponible pour l’équipe ; il peut différer de ceux de votre compte personnel. Sélectionnez Créer.
Sélectionnez Exécuter maintenant et examinez le résultat dans Exécutions précédentes. Utilisez Modifier pour changer les instructions ou les paramètres.
Questions fréquentes sur les équipes et les Team Tasks
Peut-on importer les membres d’une équipe ou les synchroniser avec les groupes de l’espace de travail ou les canaux Slack/Microsoft Teams ?
Non. L’appartenance à une équipe ChatGPT est distincte des groupes de l’espace de travail et des canaux Slack ou Microsoft Teams. Elle ne peut être ni importée ni synchronisée ; ajoutez et retirez les membres dans ChatGPT.
Qui peut créer une équipe, modifier ses membres et gérer ses tâches ?
Les autorisations de l’espace de travail contrôlent la création d’équipes ainsi que la création ou la mise à jour des tâches. Le créateur devient propriétaire de l’équipe sans obtenir de droits d’administration de l’espace de travail. Les membres peuvent inviter des collègues et retirer les membres qui ne sont pas propriétaires ; les liens permettant de rejoindre une équipe au sein du même espace de travail ne nécessitent pas l’approbation du propriétaire.
Seul le propriétaire de l’équipe peut la supprimer. Les administrateurs de l’espace de travail gèrent les connexions approuvées et les personnes autorisées à les utiliser.
Ces contrôles de l’espace de travail s’appliquent-ils à tous les points d’entrée pris en charge pour la création ou la modification d’équipes et de tâches ?
Oui. Créer des équipes régit la création d’équipes ; Créer et gérer les automatisations d’équipe régit la création et la mise à jour des tâches à tous les points d’entrée pris en charge. L’appartenance à l’équipe et les autorisations des connexions continuent de s’appliquer.
Quels accès obtient une personne lorsqu’elle rejoint une équipe ?
Les nouveaux membres peuvent voir toutes les exécutions antérieures et les fichiers générés ; les tâches et les exécutions individuelles ne peuvent pas faire l’objet de restrictions d’accès distinctes. Pages et Spaces conservent leurs propres autorisations de partage. En rejoignant une équipe, vous obtenez l’accès aux pages et aux espaces partagés avec elle. Rejoindre une équipe ne partage pas vos conversations ni vos connexions personnelles. Les membres de l’espace de travail qui ouvrent un lien d’invitation peuvent voir le nom de l’équipe et la liste de ses membres avant de la rejoindre.
Comment les administrateurs de l’espace de travail peuvent-ils examiner l’activité sans rejoindre une équipe ?
Les administrateurs peuvent examiner l’activité via la Compliance API et restreindre l’accès par rôle.
Quel compte une Team Task utilise-t-elle ?
Les Team Tasks utilisent le compte de service de l’équipe et les connexions aux applications configurées. Le compte d’une connexion détermine les données et les actions auxquelles elle donne accès, qui peuvent différer des accès personnels du créateur ou de l’éditeur. Consultez Connecter et gérer les comptes d’application.
Comment les plugins et les connexions fonctionnent-ils ensemble ?
Les plugins et les connexions d’équipe remplissent des fonctions différentes : les plugins fournissent des outils ou des skills ; les connexions fournissent l’accès aux applications. Les membres n’ont pas besoin de connecter individuellement le même compte.
Les connexions de l’espace de travail peuvent-elles exposer des informations au-delà des accès personnels d’un membre ?
Oui. Les comptes connectés peuvent accéder à des informations auxquelles le compte personnel d’un membre n’a pas accès. Examinez la composition de l’équipe en même temps que les accès aux ressources de chaque connexion.
Les Team Tasks peuvent-elles écrire dans les systèmes connectés ?
Oui, si l’outil et la connexion le permettent, par exemple pour publier dans Slack. Les exécutions sans supervision ne peuvent pas effectuer une nouvelle connexion à une application et restent soumises aux exigences d’approbation des actions.
Que se passe-t-il lorsque le créateur d’une tâche ou le propriétaire d’une équipe quitte l’organisation ?
Les membres autorisés de l’équipe peuvent modifier, suspendre ou reprendre les tâches partagées. Avant de gérer le départ d’un créateur ou d’un propriétaire, examinez la propriété de l’équipe et les connexions nécessaires.
Les tâches appartenant à une équipe sont conçues pour persister après le départ de leur créateur, mais les connexions nécessaires peuvent perdre leur accès.
Les propriétaires doivent transférer la propriété avant leur départ. Les connexions auxquelles le nouveau propriétaire n’a pas accès sont désactivées pour toute l’équipe.
Que deviennent les exécutions actives et en attente lorsqu’une tâche est suspendue ou supprimée ?
La suspension empêche les futures exécutions planifiées et déclenchées par un événement. Ne comptez ni sur la suspension ni sur la suppression d’une tâche pour interrompre une exécution active.
Quelles activités des équipes et des tâches les administrateurs peuvent-ils auditer ?
La vue Activité de l’équipe assure le suivi des modifications. Les membres autorisés peuvent examiner les exécutions individuelles et leurs résultats.
Utilisez les enregistrements pris en charge par la Compliance API pour examiner l’activité de l’équipe. Confirmez quels enregistrements relatifs aux équipes, aux tâches et aux connexions sont disponibles avant de vous appuyer sur eux pour un audit.
Consultez la référence actuelle de l’Admin API pour connaître les champs exacts de chaque événement et la couverture prise en charge.
Comment les Team Tasks sont-elles facturées ?
Les Team Tasks utilisent les crédits de l’espace de travail. Les plafonds de dépenses des équipes sont distincts de ceux des utilisateurs.