Thiết lập và quản lý nhóm cùng Team Tasks
Thiết lập quyền cho nhóm và tác vụ, cấu hình kết nối dùng chung, đồng thời tạo và quản lý Team Tasks định kỳ.
Nhóm cung cấp cho mọi người trong ChatGPT một nơi chung để tổ chức công việc và cộng tác. Với Team Tasks, thành viên có thể thiết lập công việc chạy theo lịch hoặc khi xảy ra một sự kiện cụ thể, chẳng hạn như chuẩn bị báo cáo hằng tuần hoặc tóm tắt các cập nhật mới của dự án.
Để bắt đầu, hãy tìm hiểu cách thiết lập nhóm và tạo Team Task.
Quản trị viên Enterprise kiểm soát ai có thể tạo nhóm và quản lý Team Tasks thông qua hai quyền: Tạo nhóm và Tạo và quản lý tác vụ tự động của nhóm. Quản trị viên cũng có thể cung cấp kết nối không gian làm việc cho các nhóm. Tài khoản dịch vụ của từng nhóm và các kết nối đã cấu hình quyết định tài khoản bên ngoài mà tác vụ của nhóm sử dụng.
Để tìm hiểu thêm về tư cách thành viên nhóm và tác vụ, hãy xem Nhóm trong ChatGPT và Tạo và quản lý tác vụ nhóm trong ChatGPT trong Trung tâm trợ giúp.
Cách hoạt động của nhóm và Team Tasks
Kết nối không gian làm việc cho phép Team Tasks sử dụng tài khoản ứng dụng do công ty quản lý để từng thành viên nhóm không cần kết nối tài khoản riêng.
Nhóm có thể bao gồm những người trong cùng một phòng ban hoặc thuộc nhiều bộ phận có chung mục tiêu. Nhóm trong ChatGPT tách biệt với nhóm trong không gian làm việc được tạo thủ công hoặc đồng bộ qua SCIM.
Dưới đây là ví dụ về Team Tasks chạy theo lịch và được kích hoạt bởi sự kiện:
| Nhóm | Những người cộng tác | Ví dụ về Team Task |
|---|---|---|
| Ra mắt sản phẩm | Các nhóm sản phẩm, tiếp thị và hỗ trợ chuẩn bị cho đợt phát hành. | Khi có tin nhắn trong kênh Slack về đợt ra mắt, tóm tắt tiến độ ra mắt, thay đổi các mốc quan trọng và trở ngại. |
| Chăm sóc khách hàng | Nhân viên quản lý khách hàng và các nhóm chăm sóc khách hàng hỗ trợ khách hàng. | Mỗi thứ Hai, tóm tắt các cập nhật về khách hàng, công việc cần theo dõi và câu hỏi chưa được giải đáp của tuần trước. |
| Bán hàng | Các nhóm bán hàng, kỹ sư giải pháp và chăm sóc khách hàng chốt giao dịch và hỗ trợ khách hàng bắt đầu sử dụng | Khi chốt giao dịch, chuẩn bị bản tóm lược hỗ trợ khách hàng bắt đầu sử dụng, gồm mục tiêu của khách hàng, các cam kết và câu hỏi chưa được giải đáp. |
| Tiếp thị | Trưởng dự án và những người đóng góp chịu trách nhiệm cho một dự án chung. | Mỗi buổi sáng, tóm tắt tiến độ dự án, các trở ngại và thời hạn sắp tới. |
Team Tasks chạy trên đám mây bằng tài khoản dịch vụ của nhóm và các kết nối ứng dụng đã cấu hình.
Trước khi bắt đầu
Trước khi thiết lập nhóm hoặc các tác vụ của nhóm, chủ sở hữu không gian làm việc cần bật các quyền sau cho những người dùng dự kiến thông qua cài đặt không gian làm việc hoặc vai trò tùy chỉnh:
Tạo nhóm: Bắt buộc để tạo nhóm
Tạo và quản lý tác vụ nhóm: Bắt buộc để tạo hoặc chỉnh sửa tác vụ nhóm
Xem Vai trò và quyền trong không gian làm việc.
Quản trị viên không gian làm việc: Thiết lập và cấp quyền cho các kết nối không gian làm việc đã được phê duyệt, đồng thời chọn ai có thể tìm thấy và sử dụng chúng. Kiểm tra quyền truy cập dữ liệu và thực hiện hành động của tài khoản bên ngoài. Xem Kết nối không gian làm việc.
Chủ sở hữu nhóm: Sau khi tạo nhóm, chọn các kết nối có sẵn mà nhóm cần trong phạm vi quyền của bạn. Trước khi lên lịch Team Task, hãy xác nhận tài khoản bên ngoài mà từng kết nối sử dụng.
Thiết lập nhóm
Tạo nhóm. Trong không gian làm việc dự kiến, mở Cài đặt > Nhóm và chọn Tạo nhóm. Nhập Tên và Mô tả nếu muốn, sau đó chọn Tạo.
Rà soát quyền truy cập và mời đồng nghiệp. Trước khi mời đồng nghiệp, hãy rà soát quyền truy cập các lần chạy trước và các tệp được tạo; không thể đặt hạn chế truy cập riêng cho từng tác vụ và lần chạy. Chọn Mời, tìm theo Tên hoặc email rồi chọn Thêm thành viên hoặc Thêm các thành viên. Thành viên có thể mời đồng nghiệp và xóa thành viên không phải chủ sở hữu. Liên kết tham gia dành cho người cùng không gian làm việc không yêu cầu chủ sở hữu phê duyệt.
Thêm các kết nối của nhóm. Kết nối không gian làm việc sử dụng tài khoản được quản lý tập trung; kết nối nhóm chia sẻ với nhóm một tài khoản do cá nhân kết nối. Với vai trò chủ sở hữu nhóm, hãy chọn kết nối bạn được phép sử dụng. Rà soát quyền truy cập dữ liệu và thực hiện hành động của kết nối, đồng thời hoàn tất mọi bước đăng nhập cần thiết trước khi thực hiện công việc không có người giám sát. Quyền sở hữu nhóm không cấp quyền quản trị không gian làm việc. Xem Kết nối không gian làm việc để biết cách thiết lập dành cho quản trị viên.
Tạo Team Task
Mở Đã lên lịch > + Tác vụ mới. Chọn công tắc Nhóm và nhóm sẽ sở hữu tác vụ.
Chọn Điều kiện kích hoạt. Với Lịch chạy, kiểm tra thời gian và múi giờ. Với điều kiện kích hoạt theo sự kiện được hỗ trợ, kiểm tra các điều kiện và kết nối cần thiết.
Trong Hướng dẫn, mô tả mục tiêu và đầu ra mong đợi. Nêu tiêu chí thành công và các giới hạn cần tuân thủ. Liên kết các nguồn dành riêng cho tác vụ và rà soát hướng dẫn dùng chung nếu nhóm có Space được chỉ định. Tác vụ không kế thừa bộ nhớ cá nhân, hướng dẫn tùy chỉnh hoặc lịch sử trò chuyện của người tạo.
Rà soát cài đặt Plugin và Nâng cao, bao gồm Mô hình. Chọn mô hình có sẵn cho nhóm; danh sách này có thể khác với tài khoản cá nhân của bạn. Chọn Tạo.
Chọn Chạy ngay và kiểm tra kết quả trong Các lần chạy trước. Sử dụng Chỉnh sửa để thay đổi hướng dẫn hoặc cài đặt.
Câu hỏi thường gặp về nhóm và Team Tasks
Có thể nhập danh sách thành viên nhóm hoặc duy trì đồng bộ với các nhóm trong không gian làm việc hay kênh Slack/Microsoft Teams không?
Không. Tư cách thành viên nhóm ChatGPT tách biệt với các nhóm trong không gian làm việc và kênh Slack hoặc Microsoft Teams. Không thể nhập hoặc đồng bộ danh sách thành viên; hãy thêm và xóa thành viên trong ChatGPT.
Ai có thể tạo nhóm, thay đổi thành viên và quản lý tác vụ của nhóm?
Quyền trong không gian làm việc kiểm soát việc tạo nhóm và tạo hoặc cập nhật tác vụ. Người tạo trở thành chủ sở hữu nhóm mà không được cấp quyền quản trị không gian làm việc. Thành viên có thể mời đồng nghiệp và xóa thành viên không phải chủ sở hữu; liên kết tham gia dành cho người cùng không gian làm việc không cần chủ sở hữu phê duyệt.
Chỉ chủ sở hữu nhóm mới có thể xóa nhóm. Quản trị viên không gian làm việc quản lý các kết nối đã được phê duyệt và những người có thể sử dụng chúng.
Các tùy chọn kiểm soát của không gian làm việc này có được thực thi ở mọi điểm tạo hoặc chỉnh sửa nhóm và tác vụ được hỗ trợ không?
Có. Quyền Tạo nhóm kiểm soát việc tạo nhóm; quyền Tạo và quản lý tác vụ tự động của nhóm kiểm soát việc tạo và cập nhật tác vụ tại các điểm truy cập được hỗ trợ. Tư cách thành viên nhóm và quyền kết nối vẫn được áp dụng.
Một người nhận được những quyền truy cập nào khi tham gia nhóm?
Thành viên mới có thể xem tất cả các lần chạy trước và các tệp được tạo; không thể đặt hạn chế truy cập riêng cho từng tác vụ và lần chạy. Pages và Spaces giữ nguyên các quyền chia sẻ riêng. Khi tham gia nhóm, bạn sẽ được quyền truy cập mọi trang và không gian được chia sẻ với nhóm. Việc tham gia không chia sẻ trò chuyện hoặc kết nối cá nhân. Thành viên không gian làm việc mở liên kết tham gia có thể xem tên nhóm và danh sách thành viên trước khi tham gia.
Quản trị viên không gian làm việc có thể rà soát hoạt động mà không tham gia nhóm bằng cách nào?
Quản trị viên có thể rà soát hoạt động thông qua Compliance API và hạn chế quyền truy cập theo vai trò.
Team Task sử dụng tài khoản của ai?
Team Tasks sử dụng tài khoản dịch vụ của nhóm và các kết nối ứng dụng đã cấu hình. Tài khoản của kết nối quyết định dữ liệu có thể truy cập và hành động có thể thực hiện, có thể khác với quyền truy cập cá nhân của người tạo hoặc người chỉnh sửa. Xem Kết nối và quản lý tài khoản ứng dụng.
Plugin và kết nối phối hợp với nhau như thế nào?
Plugin và kết nối của nhóm phục vụ các mục đích khác nhau: plugin cung cấp công cụ hoặc skills; kết nối cung cấp quyền truy cập ứng dụng. Thành viên không cần tự kết nối cùng một tài khoản.
Kết nối không gian làm việc có thể làm lộ thông tin vượt quá quyền truy cập cá nhân của thành viên không?
Có. Tài khoản được kết nối có thể truy cập thông tin mà tài khoản riêng của thành viên không thể truy cập. Rà soát danh sách thành viên nhóm cùng với quyền truy cập tài nguyên của từng kết nối.
Team Tasks có thể ghi vào các hệ thống được kết nối không?
Có, nếu công cụ và kết nối cho phép, chẳng hạn như đăng bài lên Slack. Các lần chạy không có người giám sát không thể hoàn tất bước đăng nhập ứng dụng mới và vẫn phải tuân theo yêu cầu phê duyệt hành động.
Điều gì xảy ra khi người tạo tác vụ hoặc chủ sở hữu nhóm rời đi?
Thành viên cùng nhóm được cấp quyền có thể chỉnh sửa, tạm dừng hoặc tiếp tục các tác vụ dùng chung. Trước khi thực hiện quy trình cho người tạo hoặc chủ sở hữu rời tổ chức, hãy rà soát quyền sở hữu nhóm và các kết nối cần thiết.
Các tác vụ do nhóm sở hữu được thiết kế để tiếp tục tồn tại sau khi người tạo rời đi, nhưng các kết nối cần thiết có thể mất quyền truy cập.
Chủ sở hữu phải chuyển quyền sở hữu trước khi rời đi. Những kết nối mà chủ sở hữu mới không thể truy cập sẽ bị vô hiệu hóa cho toàn bộ nhóm.
Điều gì xảy ra với các lần chạy đang hoạt động và đang chờ khi tác vụ bị tạm dừng hoặc xóa?
Tạm dừng ngăn các lần chạy theo lịch và được kích hoạt bởi sự kiện trong tương lai. Không nên dựa vào việc tạm dừng hoặc xóa tác vụ để ngắt một lần chạy đang hoạt động.
Quản trị viên có thể kiểm tra những hoạt động nào của nhóm và tác vụ?
Chế độ xem Hoạt động của nhóm theo dõi các thay đổi. Thành viên được cấp quyền có thể kiểm tra từng lần chạy và kết quả.
Sử dụng các bản ghi Compliance API được hỗ trợ để điều tra hoạt động của nhóm. Xác nhận những bản ghi về nhóm, tác vụ và kết nối nào có sẵn trước khi dựa vào chúng để kiểm tra.
Sử dụng Tài liệu tham khảo Admin API hiện hành để biết chính xác các trường và phạm vi được hỗ trợ của từng sự kiện.
Team Tasks được tính phí như thế nào?
Team Tasks sử dụng tín dụng của không gian làm việc. Giới hạn chi tiêu của nhóm tách biệt với giới hạn của người dùng.